Controllo di gestione nelle PMI: si comincia da una domanda, non dal software
Le nove del mattino. Il titolare passa in produzione con il caffè in mano e fa una domanda da niente: “Quella commessa del cantiere in zona industriale, alla fine com’è andata?”
Doveva essere una risposta da trenta secondi. Sono passate due ore.
Il commerciale dice margine pieno, come da contratto. Il controllo di gestione dice margine atteso, ma il file è di una settimana prima. Il capofficina scrolla le spalle: “Lì ci abbiamo rimesso, quaranta ore più del previsto.”
Nessuno dei tre mente. Ognuno legge una fonte diversa.
Che cos’è, in pratica, il controllo di gestione
Sui libri lo trovi definito con budget, centri di costo e analisi degli scostamenti. Tutto vero. Ma in una piccola impresa si riduce a una cosa più semplice: rispondere con un numero solo a domande come “quanto ci abbiamo guadagnato su quel lavoro?”, in tempo per cambiare qualcosa.
Il problema, quasi sempre, non è che i numeri manchino. È che sono tre.
Tre stanze senza porte
Immagina l’azienda come una casa con tre stanze.
Nella prima c’è il gestionale. Guarda le fatture, i documenti di trasporto, l’IVA. È preciso, ma vede solo quello che è già diventato carta. Un lavoro finito a giugno e fatturato a settembre, a giugno per lui non esiste.
Nella seconda c’è l’Excel del controllo. Lo ha costruito una persona brava, a mano, con regole che stanno nella sua testa. Funziona finché lei lo aggiorna. Il venerdì, o quando torna dalle ferie.
Nella terza c’è la produzione. Sa quante ore sono andate davvero su quel cantiere, che il materiale è arrivato tardi, che il cliente ha cambiato idea tre volte. È la verità più fresca, e non è scritta da nessuna parte: sta in un quaderno, in una chat, nella memoria del capofficina.
Tre cose buone. Ma tra le stanze non c’è una porta.
Quanto costa
Costa litigi: in riunione ognuno difende il suo numero e alla fine non si decide niente.
Costa ore: ogni domanda importante fa partire una caccia al tesoro tra estrazioni, fogli e telefonate al magazzino.
E costa scelte sbagliate fatte con la faccia sicura. Se il gestionale dice che quel tipo di cantiere va bene, lo rifai. Lo rifai dieci volte, e dieci volte ci lasci le stesse quaranta ore, convinto di guadagnare.
La tentazione del quarto sistema
Quando un’azienda si accorge del problema, di solito cerca una piattaforma nuova che faccia tutto. È la mossa sbagliata. Un quarto numero in mezzo agli altri tre aggiunge solo una voce alla discussione.
Il lavoro vero è più umile. Aprire le porte tra le stanze: far arrivare le ore della produzione nella stessa fotografia dove ci sono il fatturato del gestionale e i margini del controllo, senza ricopiare niente a mano.
E prima ancora della tecnica, mettere d’accordo le persone su come si chiamano le cose. Il gestionale chiama quella commessa con un codice, l’Excel con il nome del cliente, la produzione “quella in zona industriale”. Per un computer sono tre cose diverse, finché qualcuno non gli insegna che sono la stessa.
Il passo che puoi fare questa settimana
Non partire dal software. Parti da una commessa chiusa da poco, una sola, di quelle dove hai un dubbio.
Fai la stessa domanda a tre persone: a chi l’ha venduta, a chi tiene i conti, a chi l’ha prodotta. Quanto ci abbiamo guadagnato? Diglielo prima: è una prova, non un processo a nessuno.
Scrivi le tre risposte una sotto l’altra. Se coincidono, sei fortunato. Se non coincidono, la distanza tra la prima e la terza ti dice quante porte chiuse hai in casa. Da lì si comincia, una commessa alla volta.
Quel titolare la prova la fece su un lavoro chiuso il mese prima. Tra una risposta e l’altra c’erano mille euro. Non se la prese con nessuno. Mise il foglio sul tavolo e disse: “Il problema non siete voi. È che nessuno guarda dove guardano gli altri.”
È uno dei passaggi di “Ordine al caos”, il libro in uscita a novembre sul modo di rimettere in ordine i numeri che un’azienda ha già. Richiedi la copia in anteprima.
KPI aziendali per una piccola impresa: quali guardare davvero
Sono le undici di sera e il titolare è ancora in ufficio. Davanti ha il cruscotto nuovo, quello che un consulente gli ha installato sei mesi fa e che “fa vedere tutto”. Trentaquattro indicatori sulla stessa schermata. Torte, frecce verdi, frecce rosse.
Lo guarda per due secondi. Poi chiude e torna alle mail.
L’ho visto succedere in tante aziende, e quasi mai è colpa di chi ha davanti lo schermo. Davanti a trentaquattro numeri non provi chiarezza. Provi una specie di vergogna: sono i numeri della tua azienda e non sai da quale cominciare. Così li lasci lì, e vai avanti a naso.
Il problema non è il cruscotto
Il cruscotto è lo strumento giusto. Il problema è cosa ci mettiamo dentro.
Prendi quello dell’auto. Mentre guidi a centoventi non leggi il libretto di istruzioni: guardi la benzina, la velocità e una spia rossa che si accende solo quando c’è un guaio vero. Tre cose. Il resto c’è, ma non ci fai caso, altrimenti finisci fuori strada.
Con i numeri di un’azienda facciamo spesso il contrario. C’è un dato? Mettiamolo. Ce n’è un altro? Anche quello, non si sa mai. E indicatore dopo indicatore il cruscotto diventa un muro.
In Italia più di nove imprese su dieci hanno meno di dieci addetti. Lì nessuno ha un ufficio studi. Il titolare fa dieci mestieri, e un cruscotto pieno di indicatori è solo un peso in più.
Il numero da non guardare per primo
Prima dei tre numeri, uno da mettere da parte: il fatturato.
È il numero che si dice in fiera. “Abbiamo fatto tre milioni.” Suona grande, e proprio per questo acceca. Il fatturato ti dice quanto hai messo in fattura, non quanto ti resta. Puoi raddoppiarlo e stare peggio di prima: più stanco, più esposto, con meno soldi in banca.
Tre numeri: cuore, acqua, peso
Non sono un comandamento. Sono una proposta da provare sulla tua azienda.
Il cuore: se il lavoro, da solo, guadagna. Nei bilanci si chiama EBITDA, e la sigla spaventa più del concetto. Prendi quello che hai venduto e togli quello che ti è costato farlo: materiali, persone, fornitori, affitto, bollette. Tasse, interessi e ammortamenti li tieni da parte per dopo. Quello che resta ti dice se l’azienda sta in piedi da sola. Non se sei ricco: se respira.
L’acqua: la cassa che il lavoro porta, o toglie. Puoi essere in utile sulla carta e non riuscire a pagare gli stipendi a fine mese. Hai fatturato a novanta giorni, ma fornitori e stipendi li paghi adesso. Il paradosso è che il pozzo si svuota proprio quando le cose vanno bene: arrivano ordini, anticipi materiale e ore, e i clienti ti pagano fra tre mesi. Più vendi, più rischi di affogare.
Il peso: quanta parte di ogni euro fatturato va al personale. Non è il numero della scure. È uno specchio. Se cresce mese dopo mese e il fatturato no, non ti sta dicendo di mandare via qualcuno. Ti sta chiedendo di capire perché: magari il tempo delle persone è usato male, magari i prezzi sono fermi da due anni mentre gli stipendi sono saliti.
Se lavori a commessa ne serve un quarto, e me l’ha insegnato un imprenditore correggendomi: il margine della singola commessa, seguito mentre il lavoro è aperto. A fine mese è tardi. Durante, puoi ancora intervenire.
Numeri che capisce anche il magazziniere
C’è una regola che metto prima di tutte: i numeri che servono devono capirli tutti. Non solo il commercialista. Anche chi sta al taglio, chi carica il camion, chi vende.
Quando il numero lo vedono tutti, le persone cominciano a chiedersi da sole se quello che fanno lo migliora o lo peggiora. Nessuno gliel’ha imposto. Lo vedono, e quello che vedi lo difendi.
Il passo che puoi fare stasera
Non aprire il cruscotto. Prendi un foglio e scrivi a mano i tre numeri che vorresti trovare domani mattina sul telefono, arrivati da soli. Solo tre. Se te ne vengono in mente dieci, hai ancora il libretto di istruzioni davanti agli occhi: taglia finché restano quelli che, se si muovono, ti fanno alzare dalla sedia.
Poi un cruscotto puoi anche fartelo costruire. Ma attorno a quei tre, non attorno a tutto.
Quel titolare delle undici di sera li ha scritti su un post-it e l’ha attaccato al vetro davanti alla scrivania. Stesso cruscotto, rifatto attorno a quattro numeri grandi. Adesso lo apre ogni mattina.
Ne parlo più a fondo in “Ordine al caos”, il libro in uscita a novembre: una mappa in sei mosse per tornare a vedere la propria azienda attraverso i numeri. Richiedi la copia in anteprima.
Venerdì scorso, quattro ore con oltre 30 imprenditori a parlare di numeri. Niente teoria da manuale: solo i numeri che servono a chi fa impresa.
Al corso «Governare l’impresa con i numeri» ho portato il controllo di gestione dove serve davvero: nelle mani di chi guida l’impresa ogni giorno.
Perché quasi sempre all’imprenditore non manca un altro report. Manca chiarezza: sapere quali pochi numeri guardare e cosa farci.
È il modello che portiamo in Netrix: l’intelligenza artificiale connette i tuoi dati in pochi secondi e ti restituisce i pochi numeri che contano, proprio quando ti servono. L’IA fa il lavoro pesante e resta al servizio; la decisione resta tua.
E qui c’è il punto che mi sta più a cuore. Un’impresa non è fatta solo di numeri: è fatta di un imprenditore che decide, di relazioni che le danno senso e di numeri che le danno la misura. È quando questi tre si parlano che nasce il vero significato: non un cruscotto, ma una direzione.
Lo ha detto bene Cheti Ciuto, presidente territoriale di ConfapiD Venezia, presente in aula: i numeri non sono solo cifre o bilanci, raccontano le nostre scelte, i sacrifici e il coraggio di chi fa impresa. Saperli governare vuol dire trasformare i sogni in progetti, e i progetti in risultati.
Non ero lì per insegnare formule, ma per far scattare un cambio di sguardo: smettere di subire i numeri e iniziare a usarli per decidere. Perché Quello che non conti, lo paghi lo stesso.
Grazie ad Apindustria Servizi e a Confapi Venezia per l’organizzazione. E grazie soprattutto agli oltre 30 imprenditori e imprenditrici che hanno scelto di passare una mattina d’estate sui propri numeri invece che a rincorrere le urgenze: il cambiamento parte sempre da chi ha il coraggio di fermarsi a guardare.
E tu, l’ultima decisione importante l’hai presa con un numero in mano o “a sensazione”?
Raccontamelo nei commenti.
A Money Mindset ho parlato di numeri. Ma la cosa che mi porto a casa non è un numero.
Giovedì scorso, a Preganziol, ho portato il mio intervento a «Money Mindset. Il linguaggio dei numeri»: come governare l’impresa con i KPI, senza tecnicismi. In sala circa 70 tra imprenditrici e imprenditori che hanno scelto di dedicare un pomeriggio ai propri numeri.
Il messaggio che ho lasciato è uno solo: un KPI non serve a riempire un cruscotto, serve a farti una domanda migliore.
Un numero conta solo quando cambia una scelta. La tecnica la impari in mezz’ora; la lettura giusta dei numeri è quella che cambia le decisioni di un’impresa. Ma la scelta, alla fine, è sempre dell’uomo: i numeri orientano, non decidono.
Grazie ad Apindustria Servizi, a Confapi Venezia, Confapi Treviso, ConfapiD Venezia, ConfapiD Treviso, ai Gruppi Giovani Imprenditori Confapi di Venezia e Treviso con i loro presidenti Elia Stevanato e Nicolò Baldissin, a Selena Toso, vicedirettrice di Confapi Venezia, e a Cheti Ciuto, presidente territoriale di ConfapiD Venezia, che hanno reso possibile questo pomeriggio. E grazie a colleghe e colleghi con cui ho condiviso questo percorso, per i loro interventi, per la preparazione di queste settimane e per l’emozione vissuta insieme: Maria Marino, Laura Rossi, Silvia Sardena, Gioia Fracasso e Gabriele Toniolo. E grazie soprattutto a chi era in sala: ci si forma davvero quando si è disposti a guardare i propri numeri in faccia.
E nella tua impresa, l’ultimo numero che hai guardato ti ha fatto cambiare una decisione, o l’hai solo archiviato?
Raccontamelo nei commenti.
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